Sélectionner une page

Améliorer sa productivité est souvent réduit à optimiser sa gestion du temps. En réaité il existe trois autres composantes qui ont également leur importance. Il s’agit de l’énergie, de la capacité de concentration et de la valeur des tâches réalisées.

S’il un de ces 4 facteurs est défaillant, votre productivité ne sera pas optimale. A l’inverse, améliorer n’importe lequel de ces facteurs augmentera votre capacité à produire efficacement.

Vous trouverez dans cet article des pistes pour améliorer chacun de ces 4 aspects de votre organisation personnelle.

1. Mieux gérer son temps

La maitrise de son temps est le facteur le plus évident. Si vous n’optimisez pas votre temps ou si vous le dépensez de la mauvaise manière, vous aurez le sentiment d’être débordé et de ne pas avoir assez de temps pour tout faire.

Il est donc crucial de mettre en place de bonnes méthodes pour utiliser son temps de la meilleure des façons. Comme il est impossible d’augmenter le nombre d’heures dont nous disposons dans une journée, la seule solution est de réduire ses dépenses de temps.

Pour cela, le plus important est de mettre en place un système d’organisation personnelle. Vous pourrez ensuite réduire les gaspillages, qui sont plus nombreux qu’on ne le pense. Enfin, vous pourrez également vous atteler à protéger votre temps.

En mettant tout cela en place, vous pouvez gagner une à deux heures par jour sans grignoter sur votre temps de sommeil.

Avoir un système

La première étape pour mieux gérer son temps est de mettre en place une structure, un système d’organisation personnelle. Ce qui consiste à :

  1. Choisir des outils avec lesquels s’organiser
  2. Mettre en place des méthodes pour bien les utiliser
  3. Développer des habitudes pour ancrer leur utilisation au quotidien

Les outils principaux sont l’agenda et la liste de tâches. C’est le cœur de votre organisation personnelle. Sans ces deux outils, il est presque impossible de gérer son temps correctement.

Oui mais… peut-être avez-vous déjà un agenda et une To-Do List ? Vous avez essayé de vous organiser avec mais ça n’a pas fonctionné. Rapidement vous vous êtes à nouveau retrouvé submergé par toutes vos tâches.

C’est pour cela qu’avoir un outil ne suffit pas. Il faut également savoir l’utiliser, avoir une méthode. Vous aurez beau avoir la meilleure guitare ou le meilleur pinceau du monde, vous n’en ferez pas grand chose si vous l’utilisez mal. Et il serait inutile de rejeter la faute sur l’objet.

Une fois que vous aurez votre méthode, il vous faudra développer des habitudes. Utiliser vos outils doit devenir un réflexe, une seconde nature. Enfin, mettre en place des routines quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles vous permettra de maintenir ce système dans la durée.

Eviter le gaspillage

Le gaspillage, c’est tout ce temps perdu à faire des petites choses inutiles. C’est aussi ces temps morts qui sont mal exploités, ou ces imprévus qui nous ralentissent alors qu’on aurait pu les anticiper. Le gaspillage est aussi favorisé par le multi-tâche : en voulant tout faire en même temps, on se retrouve finalement à ne rien faire.

Pour y remédier, utilisez la méthode du Time Blocking, qui consiste à regrouper les tâches de même nature et à leur affecter un créneau dans votre agenda. Cela vous rendra plus efficace. Je vous conseille de réserver vos matinées à des tâches nécessitant un haut niveau d’attention ou de créativité. Placez ensuite un créneau pour vos tâches plus routinières en milieu d’après-midi.

Avoir mis en place un système vous permettra également d’optimiser les temps morts. Si une réunion est annulée à la dernière minute et que vous avez la prochaine heure pour vous, il vous sera plus facile de choisir la tâche la plus pertinente à faire.

Un autre point important et de prévoir des « zones tampons » dans votre agenda, c’est-a-dire de de ne pas le remplir à 100%. Si vous courrez d’une réunion à une autre, si vous enchaînez les tâches sans faire de pause, vous vous retrouverez vite submergé. Une pause, ne serait-ce que 5 minutes, amène une respiration. Cela permet de fermer les liaisons avec l’activité précédente pour mieux se concentrer sur la suivante.

Protéger son temps

Une fois que vous aurez optimisé votre temps, il faudra ensuite le protéger. Des autres personnes bien sûr, mais aussi de vous-même.

Il vous faut tout d’abord apprendre à dire non. Vous ne pourrez pas satisfaire toutes les demandes, du moins dans l’immédiat. Ne prenez pas chaque mail comme une obligation à répondre, n’ayez pas peur de décliner poliment, mais fermement.

La deuxième option pour protéger son temps est de réduire le temps passé en réunion. La réunionite peut facilement contaminer l’organisation de votre journée. Nous avons tous participé à des réunions mal préparées, commençant en retard, sans objectif clair et ne débouchant sur aucune décision. Pourtant les réunions sont utiles et ne doivent pas être supprimées. Il existe plusieurs techniques pour les rendre plus efficaces, j’en parlerai prochainement dans un autre article.

Enfin, la dernière possibilité est d’identifier les voleurs de temps et de s’en protéger. Ce sont toutes ces activités ou comportements chronophages qui ne vous apportent pas grand chose. Il existe des voleurs de temps externes (la télévision, les mails, les conversations longues et inutiles, les loisirs addictifs…) et des voleurs de temps internes (le perfectionnisme, la procrastination, le manque d’objectifs, l’excès de nourriture…).

Le livre Domptez votre emploi du temps, c’est parti ! de Slavica Bogdanov est d’une très bonne aide sur ce sujet.

2. Améliorer sa concentration

Maintenant que vous vous êtes trouvé du temps pour réaliser votre tâche, il vous faut la mener à bien. Pour cela, votre capacité à vous concentrer est primordiale. Les distractions sont omniprésentes et impactent fortement votre productivité. Il est donc important de vous en prémunir par des techniques et des méthodes de travail permettant de vous focaliser sur l’activité à réaliser.

La première chose à faire est de réduire les interruptions. Selon une étude, le temps passé sur une tâche sans interruption est de seulement 3 minutes et 8 secondes ! Pour vous en protéger, vous pouvez par exemple couper les notifications de votre smartphone et de votre boite mail, mettre un casque pour vous isoler du bruit ambiant ou fermer la porte de votre bureau.

L’organisation de l’espace de travail a aussi un impact sur la concentration. Plus il est encombré et plus vous aurez des difficultés à vous concentrer. Cela provient de notre cerveau primitif. De façon imperceptible, il s’assure très régulièrement que les choses dans notre champ de vision ne sont pas une menace pour notre survie (au cas où un tigre aux dents de sabre apparaîtrait). Avoir un espace de travail épuré permet donc de gagner en concentration.

Enfin, vous pouvez utilisez la méthode Pomodoro pour améliorer votre concentration. Elle consiste à utiliser un minuteur pour rythmer son travail :

  • 25 minutes de travail
  • 5 minutes de pause
  • Toutes les 4 sessions de travail, faire une pause plus longue de 20 minutes

Cela permet d’intensifier notre concentration pendant les sessions de travail.

3. Optimiser son niveau d’énergie

L’énergie est le carburant de notre corps et de notre esprit. Vous aurez beau réserver du temps pour vos tâches les plus importantes et avoir une capacité de concentration optimale, cela ne servira à rien si vous n’êtes pas en forme ou en bonne santé.

Un exemple typique est le ménage du samedi matin. Ce cas m’est arrivé de nombreuses fois. Je réserve cette demi-journée pour ranger mettre de l’ordre dans la maison. Mais le moment venu, la motivation n’est plus là, l’envie non plus. Pourquoi ? Parce que je suis sorti la veille. Je me suis couché tard après un repas bien arrosé. Bref, je suis fatigué, et mon corps dit non à mon esprit.

Les trois facteurs jouant un rôle primordial sur votre niveau d’énergie sont l’alimentation, le sommeil et l’exercice physique.

L’alimentation

Attention à ce que vous mettez dans votre assiette. Une alimentation trop riche aura un impact négatif sur votre énergie. L’Organisation Mondiale de la Santé a défini les quantités quotidiennes suivantes pour qu’un adulte ait une alimentation saine :

  • 50g de sucre maximum
  • 5g de sel maximum
  • 400g de fruits et légumes par jour (hors racines amylacées comme la pomme de terre ou la patate douce)

D’une manière générale, privilégiez au maximum les produits bruts, non transformés. Prenez l’habitude de lire le tableau des valeurs nutritionnelles sur les emballages. Vous verrez que le sucre et le sel sont déjà très présents dans ces aliments.

Evitez également de manger devant un écran ou d’avaler votre repas à toute vitesse. Cela rend la digestion plus difficile et plombe votre productivité.

Le sommeil

Le sommeil est souvent vu comme un ennemi de la productivité. Ces heures passées à ne rien faire sont perdues, inutilisés. Il faut chercher à les réduire à leur minimum.

Pourtant, nous avons besoin de ces heures de repos quotidienne pour nous régénérer. Ce n’est donc pas une perte de temps mais, au contraire, l’assurance de faire les choses avec une énergie pleine et entière le moment venu.

Il vaut mieux dormir le quota d’heure requis pour être performant la journée plutôt que de rogner sur son temps de sommeil pour tenter d’en faire plus.

Une bonne hygiène de sommeil permet d’améliorer considérablement son niveau d’énergie. Tout d’abord, respectez votre temps de sommeil nécessaire pour éviter la dette de sommeil. Selon l’organisme Sleep Foundation, un adulte doit dormir en moyenne entre 7 et 9h par jour.

Ensuite, faites en sorte de dormir dans des conditions adaptées. Votre chambre doit être le plus sombre possible, fraiche (environ 19°C), et ne doit servir qu’à dormir (et faire des câlins). Evitez de lire ou regarder un film dans votre lit.

La lumière bleu des écrans est aussi un grand perturbateur de notre phase d’endormissement. Arrêtez les écrans au moins une heure avant de vous coucher ou à défaut, activez un filtre de lumière bleu. La plupart des fabricants en propose un désormais. Et pour les ordinateur il existe cette petite application.

Enfin, videz votre esprit avant de vous coucher. Notez toutes vos pensées, les tâches qu’il vous reste à faire, ce qui vous passe par la tête. Vous pouvez aussi placer un bloc-note à portée de votre lit, au cas où une idée vous viendrait pendant la nuit.

L’exercice physique

L’exercice physique a bien évidemment un impact important sur notre énergie. Si vous faites du sport régulièrement, vous connaissez bien cette sensation de fraîcheur après une séance de running ou une visite à la salle de sport. 

Le sport permet également de se vider l’esprit, de penser à autre chose, de se sortir de la routine quotidienne et des problématiques liées à notre travail. Faire du sport permet de prendre du temps pour soi, et de maintenir un haut niveau d’énergie.

Il n’est pas toujours facile de se trouver un créneau pour faire du sport. Mais vous pouvez déjà commencer par prendre 10 minutes pour marcher un peu. Il n’y a pas besoin d’aller très loin, ni de le faire de manière intensive. L’important est la régularité, il faut le faire tous les jours. 

Voici quelques idées pour trouver du temps pour 10 minutes de marche :

  • Si vous allez au travail en transports en commun, descendez un arrêt plus tôt.
  • Le midi, allez manger à pied ou garez-vous à distance de votre lieu de repas.
  • Le soir, faites un tour dans votre quartier en lançant un minuteur de 5 minutes. Dès qu’il sonne, rebroussez chemin.

4. Prioriser les activités à forte valeur

Le dernier facteur concerne les activités que nous choisissons de faire. Si nous consacrons notre temps à des tâches à faible impact, comme faire des photocopies ou consulter son fil d’actualité Instagram, notre productivité sera faible. Et ce, même si nous y mettons tout le temps, l’énergie et l’attention que nous avons.

Il est donc important de consacrer ses meilleurs moments de la journée à ses tâches les plus importantes.

Pour cela, je vous conseille de définir la veille au soir LA tâche par laquelle vous commencerez votre journée. Choisissez une tâche importante, qui vous rapproche de vos objectifs à long terme. Le lendemain matin, travaillez une heure dessus avant de vous plonger dans le rush des mails, messageries et autres demandes.

En commençant votre journée ainsi, vous traverserez votre journée avec la satisfaction d’avoir avancé.

Conclusion

L’organisation personnelle n’est pas qu’une affaire de gestion du temps. Il est tout aussi important de se ressourcer afin de maintenir un niveau d’énergie et d’attention optimal.

Il est également important de prendre en compte l’ensemble de vos comportements et habitudes de vie. Chaque activité que vous faites (et la manière dont vous la faite) a un impact sur votre productivité.

En prenant du recul sur la manière dont vous gérez votre temps, votre énergie et votre attention, vous pouvez certainement identifier des pistes d’amélioration. Et demandez-vous régulièrement si les activités que vous faites sont vraiment les plus importantes.

En ajustant peu à peu vos comportements et vos habitudes, vous pourrez améliorer votre productivité et changer radicalement votre vie au quotidien.