Sélectionner une page

La gestion des mails est devenu un indispensable de l’organisation personnelle. Et pour cause :

  • 293 milliards de mails ont été envoyés en 2019.
  • 88 mails sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne chaque jour par entreprise et par collaborateur.
  • Un cadre estime passer en moyenne 5,5 heures par jour à consulter ses mails

Ces chiffres vous donnent le vertige ? A moi aussi. Nous sommes submergés de mails, tous les jours, à chaque instant.

Pourtant cet outil de communication est génial, ne l’oublions pas ! Le mail a révolutionné notre façon de communiquer. Une information peut être envoyée à l’autre bout de la terre et reçue quelques secondes plus tard.

Mais comme tout outil, il existe de bonnes et de mauvaises manières de s’en servir. Si vous êtes comme moi et comme 99% des actifs, personne ne vous a appris à bien utiliser votre boite mail.

Deux points importants pour commencer

Vous êtes prêts ? C'est parti !
Vous êtes prêts ? C’est parti !

Pour bien comprendre les conseils qui vont suivre, il est important de rappeler deux choses :

1. Le mail est outil de communication asynchrone

Le mail a été conçu pour être une communication asynchrone, c’est-à-dire qu’il n’a pas vocation à être lu dans l’instant où il a été envoyé. C’est numérique du courrier classique.

Vous souvenez-vous qu’à ses débuts dans les années 90, la connexion Internet était facturée à la minute et rendait le téléphone fixe injoignable ? Nous ne pouvions donc pas être connecté en permanence et les mails étaient consultés de temps en temps, une fois par jour par exemple.

Le passage à l’ère de l’hyperconnexion a fait évoluer notre rapport au mail, avec un accès permanent par le smartphone et les notifications. Pourtant le mail n’est toujours pas adapté à une communication instantanée.

2. Vous n’avez pas le contrôle de vos mails entrants

Le mail étant un moyen de communication, nous n’avons aucun contrôle sur les mails entrant dans notre boîte de réception. Il est impossible d’arrêter ce flux, et nous pouvons nous retrouver submergés sous des dizaines de mails nous demandant de réaliser telle ou telle action. Nous pouvons y échapper de façon temporaire, en activant le mode avion ou en fermant notre boîte mail. Mais dès que nous nous y reconnectons, une avalanche de demandes déferle.

Or, les tâches présentes dans les mails ne sont pas vos priorités réelles. Ce sont celles des autres personnes, celles que vos correspondants vous imposent. C’est à vous de décider si vous allez les traiter et si oui, dans quel ordre vous allez le faire.

8 bonnes pratiques pour reprendre le contrôle de ses mails

Voici donc 8 techniques éprouvées pour améliorer la gestion de ses mails.

1. Ayez un système de traitement des mails entrants

Il existe différentes méthodes pour gérer ses mails entrants : laisser les mails à traiter en gras (non lu), configurer des règles pour déplacer automatiquement les mails dans des dossiers, laisser tous ses mails dans la boîte de réception…

La méthode GTD de David Allen (Getting Things Done) est une des plus populaires et des plus efficaces. Dans son livre, David Allen propose une démarche en 3 étapes pour traiter chaque mail entrant :

  1. Lorsque vous recevez un mail, demandez-vous si vous avez une action à réaliser.
  2. Si vous n’avez rien à faire vous pouvez :
    • archiver le mail si les informations qu’il contient sont à conserver
    • ou le supprimer
  3. Dans le cas où vous avez une action à réaliser, faites-la immédiatement si elle vous prend moins de deux minutes, puis archivez le mail. Si la tâche vous prend plus de deux minutes, déplacez le mail dans un dossier “à faire” et ajoutez cette action à votre liste de tâches.

Votre système est ainsi composé de 3 dossiers :

  • La boîte de réception
  • Un dossier “à faire
  • Un dossier “Archivage

Vous pouvez également utiliser les dossiers suivants :

  • “En attente de” : Vous y classerez les mails où vous attendez une réponse ou une action de quelqu’un d’autre
  • Un jour” : pour les sujets que vous ne souhaitez pas traiter pour le moment, mais qui peuvent l’être plus tard.
  • « Temporaire”, pour les mails qui deviendront inutiles après une certaine date. Ils pourront alors être supprimés : plan d’accès à un événement ou lien vers une cagnotte de départ à la retraite par exemple

L’énorme avantage de cette méthode est de pouvoir identifier facilement les mails qui nécessitent une action, ce que ne permet pas le classement par sujet ou par dossier.

2. Désactivez les notifications

Désactiver les notifications fait partie des bases pour être productif. De cette manière, ce ne sont pas les mails qui s’imposent à vous, c’est vous qui décidez du moment où vous consultez votre boîte de réception.

Imaginez qu’une personne vienne déposer un courrier toutes les 5 minutes sur votre bureau. Difficile de se concentrer dans ces conditions ! Mais ce qui paraît évident dans la vraie vie ne l’est pas toujours dans le numérique. C’est à vous d’aller relever vos mails, ce n’est à pas à votre boite mail de vous déranger à chaque arrivée.

Oui, mais qu’en est-il des urgences ? Et bien, contrairement à ce que veulent nous faire croire les mails titrés “Urgent”, “ASAP”, ou “A traiter tout de suite”, les urgences ne transitent jamais par mail. En cas d’accident ou d’incendie, alertez-vous les secours par mail ? Je ne pense pas. Les urgences sont traitées par téléphone ou de vive voix. le reste peut attendre, ne serait-ce que le temps de finir votre tâche en cours.

Si vous avez peur de manquer des choses importantes, commencez par prendre conscience du peu d’utilité des notifications : pendant une semaine, pour chaque notification reçue, posez-vous cette question : que ce serait-il passé si j’avais reçu cette information dans une heure ? La réponse sera presque toujours : rien.

3. Consultez à heures fixes

Quand j’ai coupé les notifications mails, je ne pouvais m’empêcher de consulter ma boîte de réception toutes les cinq minutes. Mon cerveau s’était habitué aux interruptions et je n’arrivait pas à me concentrer pendant une longue période sur une seule tâche. C’était comme une addiction. J’ai me suis alors imposé des plages horaires pour consulter mes mails.

Consulter l’ensemble de ses mails en une fois est plus efficace que d’en traiter un toutes les cinq minutes. La fréquence dépendra de votre profession. Cela peut-être toutes les heures, quatre fois par jour, deux fois par jour, une seule fois… L’important est que ce temps soit prévu et défini.

Et les mails de votre boss ? Tout dépend de sa manière de travailler. Dans tous les cas, mieux vaut l’en informer avant, surtout s’il avait l’habitude de vous voir répondre rapidement.

4. Atteignez le zéro inbox

Imaginez ouvrir votre boîte de réception et n’y découvrir qu’une trentaine de mails. Ce sont uniquement des courriels arrivés depuis votre dernière consultation. Vous appliquez alors votre système et décidez de les archiver, les supprimer ou de les déplacer dans votre dossier “A faire”. Vingt minutes plus tard, vous avez vidé votre boîte de réception. Vous savez ainsi que la prochaine fois que vous la consulterez, vous ne reviendrez pas sur d’anciens mails.

Ne plus avoir de mails dans sa boîte de réception. Pour certains c’est un doux rêve, pour d’autre ça a peu d’utilité. Pourtant, vider régulièrement sa boîte de réception fait gagner du temps et apporte de la sérénité car chaque mail n’est traité qu’une seule fois.

Oui mais… comment faire si j’ai plus de 1000 mails dans ma boîte de réception ? Comment atteindre le zéro inbox ?

0 mails en 4 étapes

Appliquez ces 4 étapes pour faire un point zéro de votre boite de réception :

  1. Supprimez en masse toutes les lettres d’informations et autres newsletters. Cherchez les mots “désinscription”, “désinscrire” et “unsubscribe” pour les retrouver rapidement. 
  2. Rangez tous les mails datant de plus de deux mois dans un sous-dossier “Non triés” de votre dossier d’archivage. S’il ne s’est rien passé depuis, c’est probablement qu’aucune action n’était attendue de votre part.
  3. Prenez les mails datés d’il y a un mois à deux mois et rangez-les dans un dossier “à trier”. Prévoyez un créneau dans votre agenda pour lui appliquer votre système de traitement.
  4. Appliquez immédiatement votre système de traitement aux mails restants dans votre boîte de réception. Profitez-en pour vous désinscrire de toutes les newsletters que vous y trouverez.

Une fois que vous serez arrivés à l’Inbox Zéro, prenez un temps pour vous féliciter et profiter de la vue ce beau cadre vide. Il ne va pas le rester très longtemps mais ce n’est pas grave, vous savez désormais que c’est faisable et aurez à coeur d’atteindre à nouveau cette situation.

L’idéal est de vider sa boîte de réception tous les jours, mais les impératifs et les imprévus nous empêchent souvent d’y parvenir. Visez plutôt une fréquence de nettoyage de deux fois par semaine pour ne pas vous décourager. Vous pouvez par exemple planifier un créneau de traitement des mails plus long les mercredi et vendredi, et ajouter la mention “Zero Inbox” dans le titre de la tâche.

5. Limitez le nombre de dossier d’archivages

Les applications mails disposent toutes de fonctions de recherche très avancées. Il est désormais bien plus facile de retrouver un mail en tapant quelques mots clés plutôt qu’en parcourant tout un ensemble de dossiers de classement. Avec la masse de mails traités, un système de rangement par dossier peut vite devenir lourd et complexe.

Une étude menée en 2011 par Steve Whittaker a confirmé cette hypothèse. Avec son équipe, ils ont analysé le temps nécessaire pour retrouver un mail en fonction de la méthode utilisée. Cette étude a été menée sur un panel de 354 personnes et prend en compte environ 85 000 actions de recherche. Il en ressort que l’utilisation des fonctions de recherche est en moyenne 9% plus rapide qu’un classement par dossiers.

Un système complexe vous oblige également à déterminer dans quel dossier ranger chaque mail à archiver. Si plusieurs choix sont possibles (Client X ? Aléas ? Affaire D1532 ?), cette prise de décision vous fera perdre du temps et diminuera inutilement votre énergie disponible.

La méthode idéale est de n’avoir qu’un seul dossier Archivage. Bien sûr, vous n’êtes pas obligé d’aller jusqu’à cet extrême, mais les fonctions de recherche sont désormais  tellement puissantes que vous retrouverez vos mails facilement. De plus, vous économiserez le temps passé à classer ou réorganiser vos dossiers, qui sont des tâches à faible valeur ajoutée. Et la vue d’une boîte mail avec peu de dossiers vous procurera une sensation de sérénité.

Qui est le plus rapide ?

Vous n’osez pas franchir le cap ? Quand vous cherchez un mail, notez si vous le retrouvez facilement dans vos dossiers. Si vous mettez plus de 30 secondes, l’utilisation de la fonction recherche peut vous aider à le retrouver plus facilement. Et si vous l’utilisez déjà malgré votre classement par dossiers, c’est que votre système de rangement manque peut-être d’efficacité. Soit les dossiers sont redondants, sont ils sont trop nombreux.

Vous avez peur de ne plus retrouver un seul mail ? C’est normal. Le fait d’avoir un seul dossier d’archivage peut donner l’impression d’avoir une énorme contenant où tout serait mélangé. Aussi vous pouvez y aller peu à peu, en appliquant la méthode suivante :

  1. Continuez à classer vos mails par dossiers. Cela vous rassurera en conservant vos habitudes.
  1. Lorsque vous cherchez un mail et que vous ne l’avez pas trouvé au bout de 30 secondes en passant par les dossiers, utilisez la fonction de recherche en utilisant quelques mots clés :
  • Le nom du correspondant
  • Deux ou trois mots sur le sujet du mail

Notez si la recherche a pris plus ou moins de 20 secondes.

  1. Si c’est le cas, utilisez d’abord la fonction de recherche la prochaine fois que vous avez à retrouver un mail.
  1. En parallèle, demandez-vous si certains dossiers sont vraiment indispensables. Des dossiers comme Lettres d’informations, Rapport mensuel, Communications externe, Service informatique sont-ils vraiment indispensables ? Peuvent-ils être regroupés ? Et s’agit-il de mails que vous recherchez fréquemment ? 

Le fait de passer par la barre de recherche est aussi un investissement : plus vous l’utilisez, plus vous comprenez comment fonctionne le moteur de recherche, et plus vous gagnerez du temps par rapport à un rangement par dossiers.

6. Evitez de commencer votre journée par votre boite de réception

Votre boîte de réception contient les priorités des autres, pas les vôtres. Si vous commencez votre journée par consulter vos nouveaux mails, vous allez rapidement vous retrouver à répondre à un mail, à remplir un formulaire, à valider un chiffrage, à chercher une information… Bref, à tout faire, sauf ce que vous aviez prévu. Pourtant, ces demandes ne sont pas urgentes. Nous pouvons même affirmer qu’aucune ne l’est, sinon vous auriez reçu un appel.

Les premières heures après le réveil est le moment où nous sommes généralement le plus productif. En commençant par vos mails vous consacrez vos meilleures heures à des tâches secondaires.

Mon conseil : placez un bloc de temps de 1h dans votre agenda en début de journée intitulé “Travail de fond”. Consacrez ce créneau à des projets à long terme. Vous aurez alors la satisfaction d’avoir commencé votre journée en ayant fait avancer des tâches pour lesquelles il est parfois difficile de trouver du temps.

Je conçois parfaitement qu’il n’est pas toujours possible de réserver une heure de votre temps chaque jour. Mais peut-être pouvez-vous le faire trois jours par semaine ? Ou avoir un créneau de deux heures une fois par semaine ? L’important est de respecter ce créneau horaire, et ne faire que des tâches de fond pendant ce temps réservé. 

7. Fixez-vous des limites

Avec les nouvelles technologies, la distinction entre la vie privée et la vie professionnelle est devenue très floue. Il est fréquent de répondre à un appel personnel au travail, ou de lire ses mails pro chez soi. Mais cela doit rester une exception et ne pas devenir la règle.

Contrairement au courrier classique qui ne passe qu’une fois par jour, un email peut arriver à chaque instant. Nous sommes à la merci de notre correspondant et du moment qu’il choisit pour l’envoyer. Certains d’entre vous connaissent certainement ce chef qui vous demande de lui envoyer votre compte-rendu à 22h, ou ce collègue qui vous pose une question pendant votre jour de repos.

Imaginez : vous êtes tranquillement à table avec votre conjoint ou un ami.Il vous raconte une scène très drôle à laquelle il a assisté aujourd”hui. Vous partagez un bon repas dehors, il fait beau. Quand tout à coup, vous sentez une vibration dans votre poche. Machinalement, vous prenez votre téléphone et consultez l’écran.

Bonsoir,

Pour info, le client X a rejeté notre offre car nous sommes bien au dessus de la concurrence. Il nous faut revoir nos prix pour le marché Y. J’ai calé une réunion demain matin pour travailler dessus.

Bonne soirée,

Nom de votre boss

Chaque chose en son temps

Quel que soit le rapport que vous entretenez avec votre travail, vous serez forcément affecté par ce type de mail. Au mieux, il vous détournera de votre discussion pendant quelques minutes. Au pire, vous écourterez votre repas pour préparer cette réunion jusqu’à tard dans la nuit.

Pourtant, votre responsable ne vous demande aucune action, ce mail est juste une information. Vous aurez très bien pu le découvrir le lendemain matin. Et si vous l’apprenez de vive voix avant de consulter vos mails, cela pose-t-il vraiment un problème ?

C’est pourquoi il est important de fixer des horaires pour consulter votre boite de réception, et ce pour plusieurs raisons :

  • En vous imposant une heure limite pour traiter vos mails, vous serez plus efficace pendant la journée
  • De la même manière, votre cerveau fera mieux la distinction entre vos différents bloc de temps, ce qui vous permettra d’être vraiment dans le moment présent.
  • En ne répondant pas aux e-mails à des heures incongrues, vous faites comprendre aux autre personnes que vous n’êtes pas disponibles en permanence.

8. Utilisez l’envoi différé

La plupart des logiciels permettent désormais de différer l’envoi d’un mail. Cette fonction est magique à bien des égards. Sauf cas exceptionnel, je vous conseille de différer tous vos mails d’au moins 20 minutes. Ainsi, vous éviterez les cas suivants :

  • Vous venez d’envoyer votre mail et avez oublié une information. Il vous faut en envoyer un second dans la foulée.
  • Vous répondez rapidement, et votre correspondant comprend que vous êtes en train de traiter vos mails. Il vous répond à son tour, l’échange tourne à la conversation par mail.

Si une réponse doit être envoyée plus tard (personne en congés par exemple), le fait de le rédiger immédiatement et de programmer l’envoi libérera votre esprit de cette tâche en attente.

En conclusion

Ces 8 conseils sont un bon démarrage si vous êtes décidé à reprendre le contrôle de votre boite mail. Une fois ces bonnes pratiques mises en place, n’oubliez pas qu’une bonne gestion des mails au quotidien vous permettra de gagner en sérénité et en productivité.