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Planifier ses journées permet d’améliorer grandement son organisation personnelle. Mais ce temps de réflexion est parfois considéré comme inutile. Perte de temps, système lourd est complexe, compétence innée… Autant d’idées reçues qui nous rassurent quand nous avons des difficultés à nous organiser.

Il faut dire que par nature, l’être humain est réfractaire au changement. Modifier ses habitudes n’est pas toujours vu comme quelque chose de positif, surtout si le gain espéré n’est pas visible à court terme.

Cet article présente 6 objections fréquemment citées quand il s’agit de planifier ses journées.

1. J’ai tout en tête, je n’ai pas besoin d’écrire ce que j’ai à faire

Certaines personnes ont une excellente mémoire et se reposent entièrement dessus. Mais cela pose trois problèmes.

Tout d’abord, nous ne sommes pas parfaits. Notre mémoire est faillible et nous ne pouvons être certain de nous souvenir de tout. C’est pour cela qu’il est important d’externaliser son cerveau, de noter tout ce qui nous passe par la tête.

Ensuite, notre cerveau n’est pas fait pour retenir les idées, mais pour en avoir. Si vous ne notez rien, toutes vos tâches en cours vont tourner en boucle dans votre tête, de peur de les oublier. Ceci aura pour effet de perturber votre concentration et de limiter votre créativité.

Enfin, il vous sera difficile de prioriser vos tâches. Pour choisir au mieux la prochaine action à réaliser, il est nécessaire d’avoir une vue exhaustive de toutes ses tâches et de les avoir hiérarchisées selon différents critères.

2. Planifier est une perte de temps

Il n’est pas rare de se jeter directement dans l’action plutôt que de prendre le temps de planifier sa journée. Prévoir ce qu’on va faire serait du temps perdu, improductif. Mais c’est tout l’inverse en réalité. Il est important de prendre quelques minutes en début de journée pour s’organiser. Cela permet de s’assurer que les tâches que nous prévoyons de faire sont les bonnes et ne sont pas trop nombreuses par rapport au temps que nous avons.

Que l’on me donne 6 heures pour couper un arbre, j’en passerai 4 à préparer ma hache.

Abraham Lincoln

Pour peu qu’elle soit efficace, une planification n’est jamais une perte de temps. Mettre en place une routine matinale peut aussi vous aider dans votre organisation personnelle.

3. Je suis tout le temps interrompu, impossible de m’organiser

Certains métiers sont pilotés par l’interruption. Il est certain qu’il sera plus difficile de prévoir de longues plages horaires de concentration si vous travaillez dans un service de support informatique. Néanmoins, tous les métiers ne sont pas comme ça.

La première chose à faire est de déterminer votre coefficient de temps maîtrisable. Ce concept développé par René-Louis Comtois consiste à identifier le pourcentage de votre temps que vous pouvez contrôler. Par exemple, il peut être de 80% pour un consultant indépendant, et de 20% pour un assistant de direction. L’important est d’en prendre conscience et de se focaliser sur ce temps.

La deuxième chose est de se demander si ces interruptions sont toutes nécessaires. Est-il indispensable de prendre connaissance immédiatement de ce nouveau mail, ou aurait-il pu attendre une heure ?

Parfois, nous sommes interrompus parce que nous acceptons de l’être, mais il est tout à fait possible de modifier son organisation personnelle sans diminuer la qualité de notre travail.

Si vous travaillez dans une environnement qui est source de distraction, cherchez comment vous pouvez l’améliorer. Par exemple en vous isolant temporairement dans une salle de réunion disponible ou en mettant des écouteurs.

4. Je préfère être spontané, je ne veux pas m’enfermer dans un cadre rigide

Avoir une organisation personnelle ne signifie pas prévoir sa journée à la minute près. Il s’agit plutôt de définir une structure, un cadre qui donne les grandes lignes de son déroulement. Cette structure sera plus ou moins précise en fonction de votre métier et de votre besoin.

Il est faux de penser qu’une structure d’organisation réduit la créativité. Au contraire, elle l’encourage en évitant de puiser inutilement dans notre énergie mentale. Au lieu de penser à ce que vous allez faire ensuite, vous pensez à comment vous allez le faire.

5. J’ai essayé mais ça n’a pas fonctionné, ce n’est pas pour moi

Il est possible que vous ayez déjà tenté de vous organiser en utilisant une To-Do List ou un agenda. Mais rapidement vos travers sont revenus et vous n’avez pas réussi à maintenir votre organisation dans la durée. Vous en avez alors conclu que l’organisation personnelle n’est pas faite pour vous.

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, savoir s’organiser n’est pas inné. Il n’y a pas de fatalité, l’organisation personnelle est une compétence qui peut s’apprendre.

De plus, avoir les bons outils ne suffit pas, il faut également savoir s’en servir et développer des habitudes pour ancrer leur utilisation dans la durée.

Si votre planification n’est jamais tenue, c’est peut être aussi parce que votre organisation personnelle n’est pas optimale. Il vous faut peut-être faire quelques ajustements ou mieux définir vos priorités.

6. Quel intérêt à planifier ses journées si rien ne se passe jamais comme prévu ?

Personne n’est à l’abri d’un changement de programme dans sa journée. Personne ne peut prévoir à 100% ce qui va lui arriver. Mais planifier a un énorme avantage : en cas d’imprévu, cela vous permet d’évaluer le niveau de priorité de la nouvelle tâche.

En planifiant votre journée, vous pouvez comparer toute nouvelle tâche avec ce que vous êtes en train de faire. Vous aurez alors le choix de déterminer QUAND vous allez faire cette tâche : immédiatement, plus tard dans la journée ou dans la semaine, ou même peut-être décider de ne pas la faire du tout.

Si en revanche vous n’avez rien planifié, il est fort probable que vous allez basculer immédiatement sur cette nouvelle tâche. Vous êtes alors à la merci des interruptions et du multi-tâches.

En conclusion…

Les idées reçues peuvent être un grand frein à améliorer son organisation personnelle. Qu’il s’agisse de croyances limitantes ou de simples prétextes, il est nécessaire de s’en affranchir pour acquérir un état d’esprit positif.

Posez vous cette question : et si c’était possible ? Si je réussissais finalement à planifier mes journées, comment je me sentirais ?

Imaginez tout ce que ça pourrait vous apporter, et dites-vous que c’est plus accessible que vous ne le pensez.