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Avez-vous déjà eu le sentiment de n’avoir rien fait de votre journée alors que vous étiez sur tous les fronts ? C’est peut-être parce vous avez enchaîné les sollicitations imprévues, les appels téléphoniques, les mails, les discussions informelles, les réunions. En bref, vous n’avez pas maîtrisé votre agenda.

Ce ressenti a souvent pour cause une absence de planification. Et pour y remédier, une méthode très efficace est celle du Time Blocking.

Le Time Blocking, qu’est ce que c’est ?

Le Time Blocking consiste à définir des créneaux horaires dans son agenda pour travailler de façon ininterrompue sur certaines tâches. Cette méthode a plusieurs avantages:

  • Elle permet de se focaliser sur une tâche à la fois et favorise ainsi la concentration 
  • Elle augmente notre productivité en réservant des blocs de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée
  • Enfin, elle fait gagner en sérénité car elle permet de mieux gérer les interruptions

Le Time Blocking est une application concrète de la Loi de Carlson :

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Loi de Carlson

Batching et Time Blocking

En complément du Time Blocking, le Batching (ou travail par lot en Français) consiste à regrouper les tâches de même nature. Par exemple, vous pouvez regrouper toutes vos tâches administratives pour les traiter en une fois : facture, pointage, feuilles de frais, scans, archivage… Vous pouvez également lister les appels téléphoniques que vous avez à passer et prévoir une session téléphone dans votre journée.

L’intérêt est que chaque tâche que nous réalisons sollicite notre cerveau d’une manière différente. Une tâche nécessitant de la créativité fera travailler notre hémisphère droit, tandis que des tâches plus administratives activeront l’hémisphère gauche. Par conséquent, à chaque fois que nous changeons de type de tâche, nous demandons à notre cerveau de prendre en compte un nouvel environnement de travail. Et ce changement demande de l’énergie.

Le travail par lot est particulièrement efficace pour les petites tâches, celles que nous avons l’habitude de faire entre deux tâches plus importantes en pensant que ça nous permet de souffler. En réalité elles nous prennent souvent bien plus de temps que prévu et viennent puiser dans notre réserve quotidienne de concentration.

Et maintenant, passons à la pratique !

Le Time Blocking en pratique

La meilleure échelle de temps pour mettre en place le Time Blocking est la semaine. Nous avons généralement une bonne vision de nos contraintes des 7 prochains jours, ce qui est plus difficile au delà de 15 jours ou un mois. Avec une planification hebdomadaire, nous pouvons ainsi adapter notre agenda en fonction de ces contraintes.

Voici 6 étapes pour mettre en place le Time Blocking.

1. Placer les impératifs

La première chose à faire est d’afficher vos impératifs. Ce sont les activités que vous ne pouvez ou ne souhaitez pas supprimer, celles qui sont nécessaires à votre semaine : réunions, activités extraprofessionnelles, contraintes familiales, etc…

Le time blocking en pratique. 1 : les impératifs
1- Placez vos impératifs de la semaine

Vous pouvez également placer vos habitudes quotidiennes, comme les temps de trajet ou les repas. Si vous avez une routine du matin, pensez à l’afficher.

Le time blocking en pratique. 2 : les routines
2 – Placez vos routines (trajets, repas routine du matin)

Une fois ces blocs placés, vous avez une bonne vision de votre temps hebdomadaire disponible.

2. Réserver du temps pour les activités de fond

C’est l’étape la plus importante, celle qui fera toute la différence. Une fois vos impératifs placés, commencez par programmer des blocs de temps pour vos activités de fond.

Le time blocking en pratique. 3 : les activités de fond
3 – Placez vos activités de fond

Les activités de fond sont les tâches qui ont le plus d’impact sur le résultat de votre travail, celles qui vous rapprochent de vos objectifs. Ce peut être par exemple :

  • Développer un nouveau produit
  • Rédiger un chapitre de livre
  • Faire de la prospection
  • Mettre sur pied une nouvelle formation
  • Etc, etc…

Quand nous sommes pris dans les urgences du quotidien, ces activités passent souvent au second plan. Nous faisons alors la promesse de nous en occuper « quand nous aurons le temps »

Mais ce temps n’arrive jamais. Ou trop rarement. Ou trop tard.

C’est pourquoi il est important d’agir de manière délibérée et de planifier du temps pour ces activités.

Le nombre et la durée de ces blocs dépendra fortement de votre métier. Je vous conseille d’avoir au moins deux blocs de 2 heures minimum, et de les placer en début de journée, quand vous avez le plus d’énergie et d’attention.

3. Bloquer des créneaux pour les activités de surface

Une fois que vous avez réservé du temps pour vos activités les plus importantes, vous pouvez passer à vos activités de surface.

Les activités de surface sont celles qui ont peu d’impact, mais qui sont nécessaires pour que votre organisation fonctionne correctement. Ce peut être par exemple :

  • Traiter l’administratif,
  • Répondre à des demandes rapides,
  • Faire du reporting,
  • Mettre à jour des indicateurs,
  • Archiver des documents,
  • Ranger son courrier,
  • Etc…

Vous pouvez également prévoir des blocs de temps pour traiter vos mails.

Le time blocking en pratique. 4 : les activités de surface
4 – Placez vos activités de surface (mail et administratif)

4. Passer à la planification quotidienne

Maintenant que vos activités de fond et vos activités récurrentes sont placées, il vous reste du temps que vous pouvez remplir avec les différentes tâches que vous avez dans votre To-Do List.

Estimez la durée de vos tâches et sélectionnez celles que vous souhaitez faire aujourd’hui. Je vous conseille de remplir votre matinée à 75% et votre après-midi à 50%. Une fois arrivé à mi-journée, vous pourrez ajuster votre agenda de l’après-midi en fonction de ce qui a réellement été traité.

Mieux vaut planifier ces tâches au jour le jour. Inutile de prévoir vos journées une semaine à l’avance car vous ne pouvez pas savoir comment va se dérouler votre semaine. Vous pouvez en revanche placer quelques tâches que vous souhaitez absolument traiter.

5 : les tâches du jour
5 – Il vous reste du temps pour planifier votre quotidien

Le Time Blocking et les imprévus

C’est bien beau le Time Blocking, mais quel est l’intérêt de planifier si tout risque d’être bousculé par des urgences ?

Il est vrai qu’il est impossible de tout prévoir à 100%. Vous aurez certainement des imprévus dans vos journées. Mais grâce au Time Blocking, vous arrivez plus facilement à les gérer car vous pourrez comparer l’importance et l’urgence de ces imprévus par rapport à ce que vous avez planifié.

Vous pourrez par exemple répondre : “Tu as raison, il faut traiter ce sujet. Dans l’immédiat je suis occupé mais laisse-moi consulter mon agenda… J’ai plus de temps cet après-midi, on peut caler un créneau  à 14h ?”.

Pour être certain de pouvoir traiter les imprévus de dernière minutes, réservez-leur du temps chaque jour. La durée allouée dépendra de la nature de votre poste. Par exemple, Un chercheur en laboratoire peut y allouer moins d’une heure par jour, tandis que ce sera plutôt de l’ordre de 3 à 4 heures pour une assistante de direction. A vous de définir ce ratio en fonction de l’expérience que vous avez de votre poste.

6 : les imprévus
6 – N’oubliez pas de réserver du temps pour les imprévus

En conclusion

Le Time Blocking est une méthode très puissante pour appréhender sereinement vos journées. Elle vous permet d’optimiser votre temps, de mieux répartir vos tâches, et fournit une bonne vision de la façon dont vous occupez votre temps. Vous saurez alors si vous allouez suffisamment de temps à vos priorités.

Si vous trouvez cette méthode trop lourde, commencez simplement. Bloquez juste quelques créneaux pour des tâches spécifiques. Une fois que vous aurez pris cette habitude, vous pourrez l’étendre à d’autres moments de votre emploi du temps.

En adoptant la méthode du Time Blocking, vous retrouverez la maitrise de votre agenda et serez plus apte à gérer les imprévus.