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Le multi-tâche a longtemps été valorisé. Réussir à faire plusieurs choses en même temps est censé nous rendre plus productif, plus efficace. Et les femmes auraient plus de capacité à travailler de cette manière : répondre à un appel tout en rédigeant un mail, et cela au beau milieu de la préparation d’une réunion n’aurait pas de secret pour elles.

Dans notre monde hyper-connecté où tout le monde peut solliciter tout le monde à chaque instant, il est fréquent d’être confronté à plusieurs tâches en même temps. Notre façon d’agir peut également favoriser le multi-tâches. Nous avons ainsi tendance à :

  • surévaluer l’urgence de toute nouvelle tâche
  • avoir besoin de nous sentir productifs et utiles
  • aimer l’intensité que procure le multi-tâche

Mais nous savons désormais que le multi-tâches n’existe pas. Nous ne faisons pas plusieurs tâches en même temps, nous basculons constamment d’une tâche à l’autre. Ce basculement est très rapide (de l’ordre du dixième de seconde) ce qui nous fait croire à la simultanéité. Mais d’un point de vue neurologique, le multi-tâche est impossible.

Les effets négatifs du multi-tâche

Un coût de basculement

Tout d’abord, le multi-tâche diminue notre efficacité au travail. Comme le rappelle la Loi de Carlson, « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Basculer d’une tâche à une autre implique un coût de temps et d’attention. Ce phénomène est appelé en anglais le Switching Cost. Une étude de 1995 a montré qu’exécuter plusieurs taches en parallèle prend plus de temps que si elles sont faites à la suite. Le taux d’erreur est également plus important, diminuant encore l’efficacité de cette méthode de travail.

Plus de stress

En 2005, une autre étude est allé plus loin et a montré qu’il était possible de faire du multi-tâche sans perte de temps (mais toujours sans gain). Cependant, cette rapidité d’exécution a pour effet d’augmenter le niveau de stress et d’anxiété. Sur le long terme, une utilisation massive du multi-tâche peut avoir des conséquences graves sur notre santé mentale.

Des effets négatifs sur notre cerveau

Enfin, deux dernières études ont également établi que le multi-tâche peut avoir des conséquences négatives sur le fonctionnement de notre cerveau.

Des chercheurs de l’université du Sussex ont analyé le cerveau de personnes qui pratiquaient régulièrement le multi-tâche (par exemple, en envoyant des sms tout en regardant la télévision. Ils ont constaté que leur cortex cingulaire antérieur était moins développé que chez des personnes ne faisant pas de multi-tâche numérique. Cette partie du cerveau gère plusieurs fonctions, notamment l’empathie, la prise de décision et le contrôle des émotions.

La dernière étude provient de l’université de Londres. Les chercheurs ont montré que faire du multitâche provoque une diminution de QI d’environ 15 points, soit autant qu’après avoir passé une nuit blanche ou fumé de la marijuana !

Que faire pour éviter le multi-tâche ?

Face à tout ces désavantages, il devient urgent de s’organiser pour éviter le du multi-tâche. Voici 4 conseils qui peuvent vous aider à y parvenir.

1. Supprimer les sources d’interruption

Le premier conseil est de supprimer un maximum de sources d’interruption. Pour éviter le multitâches, faites en sorte de ne pas recevoir de nouvelles demandes pendant que vous réalisez une tâche. Pour cela :

  • Désactivez les notifications de votre smartphone.
  • Sur votre ordinateur, fermez votre messagerie instantanée et désactivez les notifications de votre boite mail.
  • Si vous travaillez sur une tâche importante, mettez votre téléphone en mode avion.
  • Si votre espace de travail le permet, fermez la porte de votre bureau ou mettez des écouteurs.
  • Pour que les gens puissent vous transmettre un document sans vous déranger, placez une bannette ou un casier à votre nom en dehors de votre bureau.
  • Si vous travaillez en entreprise et avez une ligne directe vers l’extérieur, évitez de la communiquer. Affichez plutôt le standard qui pourra faire un premier filtre.

2. Utiliser une To-Do List

Le multitâche est aussi causé par la crainte d’oublier quelque chose. Toutes ces tâches que nous nous répétons sans cesse, de peur qu’elles disparaissent de notre mémoire. Pour y remédier, notez tout ce que vous avez à faire dans une seule liste de tâches.

Externaliser votre mémoire dans un outil unique vous fera gagner en sérénité. Cela vous permettra aussi de mieux identifier vos tâches prioritaires et de définir leur ordre de réalisation.

Il existe des dizaines d’outils avec lesquels gérer sa To-Do List. Notre article 9 applications de To-Do List à tester en 2020 peut vous aider dans votre choix.

3. Travailler par bloc de temps

La méthode du Time Blocking est l’exact opposé du multi-tâche. Elle consiste à définir un créneau horaire pour chaque type de tâche. Vous pouvez par exemple définir les blocs de temps suivant :

  • Deux créneaux de 30 minutes par jour pour traiter vos mails
  • 3h le mardi matin pour faire de la prospection
  • 2h le lundi et le jeudi pour traiter l’administratif
  • 1h en fin de journée pour animer vos réseaux sociaux

Regrouper les tâches de même nature permet de les exécuter plus efficacement, car notre cerveau s’est mis en condition pour les réaliser. Si vous alternez sans cesse entre tâches créatives et tâches de maintenance,

Si vous voulez aller plus loin sur ce sujet, le livre The 12 Week Year de Brian Moran détaille une méthode pour organiser son agenda autour de 3 types de blocs de temps stratégiques (en anglais uniquement).

4. Muscler sa concentration

Notre capacité à se concentrer est une des clés de la productivité. Si vous n’arrivez pas à rester focalisé sur une même tâche, vous serez tenté d’en commencer une autre, puis de revenir sur la précédente, ou alors d’en ouvrir une troisième. Bref, vous tombez en plein dans le multi-tâche.

Dans son livre Deep Work, Cal Newport propose de nombreuses techniques pour améliorer sa concentration. Il préconise par exemple de mettre en place des routines, de réduire fortement l’usage des réseaux sociaux ou de se réserver du temps pour ne rien faire (mais vraiment rien !).

C’est une évidence : plus vous augmenterez votre capacité à travailler plusieurs heures sur une même tâche sans être distrait par soi-même, plus vous diminuerez votre tendance à faire du multi-tâche.

L’exception où le multi-tâche peut être utile

Pour conclure, il existe cependant une exception où le multi-tâche peut avoir des effets positifs : quand une des tâches nécessite un faible niveau de concentration. Ainsi, écouter un livre audio en faisant la vaisselle ou en tondant la pelouse peut constituer une bonne optimisation de votre temps. Il est cependant conseillé de se limiter à une activité auditive uniquement, faire deux activités sollicitant votre sens visuel vous fera au final perdre du temps.