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Prioriser ses tâches devient vite indispensable quand il y a trop de choses à faire. Quelle action choisir parmi la centaine d’éléments présents dans notre To-Do List ? Il est facile d’être perdu et de ne pas savoir par où commencer.

La matrice d’Eisenhower est un des outils d’aide à la priorisation parmi les plus connu. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, cette matrice n’a pas été inventé par l’ancien président américain, mais inspiré par une de ses citations.

Ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent.

Dwight Eisenhower
Dwight Eisenhower à l'origine de la Matrice d'Eisenhower
Ce bon vieux Dwight et ses célèbres punchlines

Urgent ou important ?

Pour bien l’utiliser, il convient tout d’abord de définir ce qu’est l’urgence et l’importance d’une tâche.

  • Urgence : une activité est urgente si le fait de ne pas la réaliser rapidement peut avoir des conséquences négatives importantes.
  • Importance : une activité est importante si elle vous rapproche de vos objectifs.

Par exemple, payer une facture est une action urgente si l’échéance est pour demain. Définir une nouvelle stratégie pour mon entreprise est une activité importante.

A partir de ces deux définitions, nous pouvons établir une matrice à quatre cases :

Matrice d'Eisenhower

Les taches doivent alors être traitées comme suit :

  • Urgent et important : à faire immédiatement et par vous-même
  • Urgent mais non important : à déléguer
  • Non urgent mais important : à planifier pour plus tard
  • Non urgent et non important : à supprimér

En caractérisant ainsi chacune de vos tâches selon les critères de la matrice d’Eisenhower, vous déterminerez celles sur lesquelles vous devez travailler en priorité.

Comment bien utiliser la matrice d’Eisenhower

Cette matrice est simple mais diablement efficace. Il y a cependant deux points auxquels il faut faire attention pour l’appliquer correctement.

Attention au biais d’urgence

Nous avons tous tendance à surestimer le caractère urgent d’une tâche. Quand une nouvelle demande nous arrive, nous nous ruons dessus pour la faire, surtout si elle est facilement réalisable. Pourtant, l’urgence de ces activités est souvent bien plus faible que ce qu’on peut croire. Et basculer d’une tâche à une autre est très mauvais car cela a un coût d’attention non négligeable.

Quand une nouvelle tâche vous est affectée, posez vous la question : »que va-t-il se passer de négatif si je la fais dans une heure ? » Si la réponse est « Rien », c’est que cette tâche n’est pas si urgente que ça.

Pour les demandes venant de vos collègues, rappelez-vous qu’il y a très peu d’urgences, et beaucoup de gens pressés.

Savoir déléguer

La délégation est le Saint Graal de la productivité. Toute tâche doit être réalisée par le plus bas niveau hiérarchique capable de la faire. Si vous avez la charge d’une équipe, déléguez vos tâches pour lesquelles vous n’êtes pas indispensable.

Mais déléguer ne consiste pas simplement à expliquer rapidement et à vérifier le résultat final. C’est un processus d’accompagnement qui se fait dans la durée et qui consiste à laisser peu à peu plus d’autonomie. Plus difficile qu’il n’y parait, car nous oublions souvent qu’à nos débuts, nous n’étions pas aussi performant que maintenant.

Et si vous ne pouvez pas déléguer vos tâches, regardez s’il est possible de les optimiser, voire de les automatiser.

En conclusion

La matrice d’Eisenhower est un outil très efficace qui permet de ne négliger aucune de ses tâches. L’ancien président américain avait bien compris cette tendance toute humaine à confondre urgent et important. Le tout est de les réaliser au bon moment, et par la bonne personne.