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Améliorer son organisation personnelle peut prendre du temps et de l’énergie, surtout quand on ne sait pas par où commencer. Voici 5 astuces faciles à mettre en oeuvre pour être mieux organisé et gagner en productivité.

La productivité n’est pas qu’une affaire de spécialistes

Astuce n° 1 : Utiliser une application pour noter toutes ses tâches en cours

La première astuce est de noter toutes ses actions à réaliser. Que ce soit de prendre rendez-vous chez le dentiste, d’acheter du beurre ou de préparer un séminaire, prenez l’habitude de tout noter pour soulager votre cerveau. Vos capacités intellectuelles seront mieux exploitées à déterminer comment faire ces tâches plutôt que de passer son temps à les mémoriser.

L’idéal est de centraliser votre liste dans un seul endroit pour éviter de naviguer entre différents supports (post-it, carnet, feuille volante, fichier Word…). Il existe de nombreuses applications très bien faites qui peuvent vous aider. Notre article 9 Apps de To-Do List à tester en 2020 peut vous aider à faire votre choix.

Astuce n° 2 : Réduire le nombre de notifications de son téléphone

Le smartphone est une invention formidable mais qui a un inconvénient majeur : les notifications. Chaque application en abuse pour attirer notre attention : SMS, alerte, géolocalisation, mail, notification… Notre téléphone bippe, vibre, s’allume régulièrement, à tout moment de la journée.

Pourtant la plupart de ces notifications sont inutiles car elles n’ont aucun caractère d’urgence. Les dernières infos sur ce tremblement de terre ? La photo de vous avec votre meilleur ami postée sur les réseaux sociaux ? Les soldes exceptionnelles de votre magasin préféré ? Rien de ceci ne mérite votre attention immédiate.

C’est pourquoi je vous propose cet exercice : pendant toute une journée, à chaque notification reçue, posez-vous cette question : avais-je besoin de prendre connaissance de cette information immédiatement ? Vous constaterez que le nombre de « oui » sera proche de zéro.

Vous pouvez ensuite passer à la prochaine étape, qui est de reprendre le contrôle de votre téléphone. L’idée est de décider du moment où vous allez consulter une application, plutôt que ce soit elle qui vous appelle. Il n’y a qu’un moyen pour cela : désactiver un maximum de notifications.

Voici une liste d’applications pour lesquelles vous pouvez les désactiver sans crainte :

  • Les applications sur l’actualité, généraliste ou spécialisée : Le Monde, l’Équipe, BFM, Les Echos…
  • Les applications de loisirs : Runtastic, Marmiton, Spotify…
  • Tout ce qui est application outil : calculatrice, timer, retouche photo, distancemètre… ces applications peuvent vous envoyer des notifications, par exemple pour vous proposer une réduction sur leur version premium
  • Les réseaux sociaux
  • Vous pouvez également désactiver des notifications de façon temporaire. Par exemple, si vous n’avez pas prévu de prendre le train pendant une longue période, vous pouvez désactiver les alertes de la compagnie ferroviaire de votre pays. Vous les réactiverez le moment voulu.

Dans l’idéal, seuls les appels et les sms devraient pouvoir vous envoyer des notifications. Attention également aux messageries instantanées telles que Whatsapp, Telegram, Viber… Du fait de la pression sociale, vous pouvez vous senti obligé d’y être connecté en permanence. A vous de décider de la manière dont vous voulez l’utilisez.

Astuce n° 3 : Acheter un vrai réveil

Selon une Etude ELABE pour Axa Prévention réalisée en 2019, 61% des français consultent leurs smartphone avant même de sortir de leur lit. Notre cerveau n’a pas le temps de démarrer sa phase de réveil qu’il est déjà bombardé de nouvelles informations. Cette pratique est très mauvaise car elle empêche un réveil en douceur, monopolise notre réflexion et impacte notre capacité à nous concentrer.

La solution ? Evitez d’utiliser votre smartphone comme réveil en vous procurant un vrai réveil à l’ancienne. Vous pourrez ainsi laisser votre téléphone hors de votre chambre et aurez un petit temps de répit avant de reprendre contact avec la frénésie de notre monde.

Astuce n° 4 : Utiliser une application pour filtrer la lumière bleue

Les écrans et la lumière bleue qu’ils diffusent sont de grands perturbateurs de notre cycle chronobiologique. Un article du site de l’INSERM indique que “la lumière bleue LED active 70 fois plus les récepteurs photosensibles de la rétine que la lumière blanche. S’exposer en excès à ce type d’écran, notamment le soir, provoque une baisse de somnolence, un regain de vigilance et retarde l’endormissement avec une dette de sommeil si l’heure de lever ne peut être retardée.”

Une technique facile pour limiter les effets de la lumière bleue est d’utiliser un filtre de lumière bleue. f.lux est une très bonne application gratuite et multi-plateformes. A noter que la plupart des fabricants de smartphones proposent aussi une option native.

Astuce n° 5 : Se débarrasser des Newsletters inutiles

Nous passons un temps fou à consulter nos mails. Selon une étude ADOBE publiée en 2015, un cadre en France passe en moyenne 5.6 heures par jour à traiter ses mails. Les mails personnels nous accaparent tout autant.

Un des types de mail parmi les plus envahissants est la newsletter. Il est facile de se retrouver abonné après une inscription ou un achat, et notre boite mail se trouve rapidement remplie de lettre d’informations que nous n’avons plus le temps de lire.

Voici une technique simple pour faire le ménage dans votre boite mail en quelques minutes :

  1. Toutes les lettres d’informations doivent comporter un lien vous permettant de vous désinscrire. Il vous suffit donc de faire une recherche avec les mots-clés « désincription » « désinscrire » et « unsusbscribe » et de supprimer tous les mails qui s’affichent.
  2. Une fois que vous aurez supprimé toutes les newsletters présentes dans votre boite mail, vous y verrez déjà un peu plus clair. A partir de maintenant, cliquez sur le lien « se désinscrire » dès que en recevez une nouvelle. Ce lien se trouve généralement en fin de mail, écrit en tout petit.

En prenant l’habitude de traiter toutes les newsletters de cette manière, vous devriez regagner le contrôle de votre boite mail.

Conclusion

Gagner en productivité n’est pas toujours évident, mais il existe des techniques qui demandent peu d’effort et peuvent avoir un impact important. J’espère que celles présentées dans cet article vous aideront à mieux vous organiser.