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Vous croulez sous les nouveaux mails tous les jours ? Vous n’arrivez pas à mettre de l’ordre dans votre boite de réception ? Les mails intitulés « Urgent » ou « Relance » se perdent dans les newsletters ? Il est peut-être temps d’y voir plus clair et de faire le ménage dans votre boite de réception.

La méthode GTD (pour Getting Things Done) est une des plus efficaces pour y parvenir. L’auteur David Allen a développé cette méthode et l’a popularisée dans son livre S’organiser pour réussir sorti en 2001. Son grand avantage est de proposer une démarche simple pour trier tout, absolument tout ses mails.

La méthode GTD en (très) bref

La méthode GTD se compose de 5 étapes qui sont :

  1. La collecte
  2. La clarification
  3. L’organisation
  4. La revue
  5. L’action

Cette méthode permet de gérer efficacement ses tâches et évite de se retrouver submergé par la multitude d’informations que nous recevons chaque jour. Un autre article de blog détaillera prochainement le contenu de chacune de ces étapes.

Pour trier ses mails, nous allons nous intéresser à l’étape n° 2 : la clarification.

Les trois questions de la phase de clarification

Lorsque vous recevez un mail, posez vous les questions suivantes :

Question 1 – Ce mail nécessite-t-il une action de ma part ?

Une action peut être :

  • Répondre à une question
  • Appeler une personne
  • Prévoir une réunion
  • Lire un document en pièce jointe
  • Lire le mail en lui-même, s’il est long
  • Acheter quelque chose
  • Etc, etc…

Suivant le mail, deux cas s’offrent donc à vous :

Cas 1 : vous avez une action à faire

Le traitement de l’action dépendra de sa durée. Posez-vous cette question :

Question 2 Cette action me prend-elle moins de deux minutes ?

Si oui, faites la immédiatement puis archivez le mail. Si elle prend plus de deux minutes, déplacez le mail dans un dossier « à faire » et ajoutez cette action à votre liste de tâches.

Vous pouvez également utiliser la matrice d’Eisenhower pour répondre à cette question.

Cas 3 : vous n’avez pas d’action à faire

Ce mail est donc une simple information. Vous pouvez passer à la question n° 3 :

Question 3 – Cette information pourra-t-elle m’être utile dans le futur ?

Si oui, archivez le mail. Si ce n’est pas le cas, supprimez-le.

Et c’est tout ! En triant vos mails de cette façon, vous allez pouvoir identifier facilement les mails qui nécessitent une action, ceux que vous devez conserver, et ceux que vous pouvez supprimer.

La simplicité du système

Grâce à cette méthode, votre système d’organisation reste maitrisable puisque vous n’avez besoin que de 3 dossiers :

  • La boîte de réception
  • Un dossier “à faire
  • Un dossier “Archivage

C’est un avantage énorme car le meilleur moyen de faire perdurer un système d’organisation est de réduire les frictions en le rendant le plus simple possible.

Quand vous serez à l’aise avec cette méthode, vous pourrez ajouter les dossiers suivants :

  • “En attente de” : Vous y classerez les mails où vous attendez une réponse ou une action de la part de quelqu’un d’autre
  • Un jour” : pour les sujets que vous ne souhaitez pas traiter pour le moment mais qui peuvent devenir actifs plus tard.
  • « Temporaire”, pour les mails qui deviendront inutiles après une certaine date. Ils pourront alors être supprimés : plan d’accès à un événement ou lien vers une cagnotte de départ à la retraite par exemple

Cette méthode gagne également en efficacité si vous consultez vos mails à heures fixes. Cela vous prendra beaucoup moins de temps de traiter vos mails en série qu’à l’unité.

Pour conclure

La méthode d’organisation GTD est une des plus utilisées pour trier ses mails, et ce n’est pas un hasard. La clarté de son système en fait sa force. Appliquer systématiquement cette méthode vous permettra de ne pas perdre de vue les tâches que vous avez à faire, améliorera votre gestion des mails et vous fera gagner en sérénité.